Unternehmen agieren heute immer häufiger in einem internationalen Umfeld. Das hat auch Auswirkungen auf Mitarbeiter, für die Dienstreisen nicht selten zum Arbeitsalltag zählen. Doch was bedeutet das in finanzieller Hinsicht? Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die entstandenen Kosten zu ersetzen?
Was man unter der Reisekostenpauschale versteht
Auf Dienstreisen fallen unterschiedliche Arten von Kosten an. Gemäß Lohnsteuer-Richtlinien zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und die sogenannten Reisenebenkosten zu den Reisekosten. Grundsätzlich können sich Arbeitnehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder Pauschalbeträge vom Arbeitgeber erstatten lassen. Eine Ausnahme stellen die Verpflegungsmehraufwendungen dar, hier können nur Pauschalen geltend gemacht werden. Die gesonderten Pauschalen für Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand werden vom Bundesfinanzministerium vorgegeben. Grundsätzlich gilt, dass Reisekosten immer lohnsteuerfrei und ohne Abgaben an die Sozialversicherung erstattet werden. Aufgrund des geringeren Verwaltungsaufwands bevorzugen viele Unternehmen die Auszahlung von Pauschalen, anstatt die tatsächlichen Kosten zu übernehmen. In der Praxis kann es sowohl vorkommen, dass die Pauschalen die tatsächlichen Kosten übersteigen, als auch dass nicht der gesamte finanzielle Aufwand abgedeckt wird.
Keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers
Viele Beschäftigte gehen davon aus, dass der Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten gesetzlich verpflichtet ist. Das trifft so leider nicht zu. Es gibt für den Arbeitgeber keine rechtsverbindliche Verpflichtung zur Bezahlung von Reisekosten. Häufig enthalten jedoch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge verbindliche Regelungen zur Reisekostenabrechnung.
Die Fahrtkostenpauschale
Falls der Arbeitnehmer auf Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug benutzt, werden die Fahrtkosten pauschal mit einem Kilometersatz berechnet. Dieser beträgt 30 Cent pro Kilometer bei einem Kraftwagen und 20 Cent pro Kilometer für alle anderen motorisierten Fahrzeuge. Für die Definition, wann überhaupt eine Dienstreise vorliegt, ist die sogenannte erste Tätigkeitsstätte maßgeblich, also diejenige betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer üblicherweise beschäftigt ist. Primär hat der Arbeitgeber diese erste Tätigkeitsstätte im Arbeits- oder Dienstvertrag festzulegen.
Die Übernachtungskostenpauschale
Schließt die Dienstreise eine oder mehrere Übernachtungen ein, so kann der Arbeitgeber eine entsprechende Übernachtungspauschale erstatten. Für Inlandsreisen wird dabei eine Pauschale von 20 Euro pro Übernachtung berechnet. Im Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen, die exakten Spesensätze werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Übernachtungskosten sind nur dann erstattungsfähig, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich vom Arbeitgeber oder von Dritten, etwa von Kunden, erhalten hat.
[the_ad id=“451″]Verpflegungspauschalen
Unter Verpflegungsmehraufwendungen versteht man die im Vergleich zum üblichen Einsatzort zusätzlichen Kosten für die Verpflegung auf Dienstreisen. Seit Anfang 2014 gibt es für Inlandsreisen nur noch 2 anstatt wie früher 3 Pauschalen. Für Tage mit einer vollen Abwesenheit sind 24 Euro vorgesehen, für An- und Abreisetage sowie für eintägige Dienstreisen von mehr als 8 Stunden werden jeweils 12 Euro erstattet. Für Auslandsreisen gelten wie bei den Übernachtungskosten länderspezifische Pauschalen. Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern jedoch auch mehr als die gesetzliche Verpflegungspauschale ausbezahlen. In diesem Fall wird der Mehrbetrag mit 25 Prozent besteuert, die Steuer hat der Arbeitgeber zu übernehmen.
Grundsätzlich gilt
Der Arbeitgeber ist zur Erstattung der vom Bundesfinanzministerium angegebenen Pauschalen nicht verpflichtet. Die gesetzlichen Reisekostenpauschalen schreiben auch nicht einen Maximalbetrag vor, den der Arbeitgeber erstatten darf. Der Arbeitgeber kann in seiner eigenen Steuererklärung jedoch nur diese Pauschalbeträge als Betriebsausgaben geltend machen.