Wer viel mit dem Auto unterwegs ist kennt das Problem. Die Kosten sind oftmals enorm hoch und belasten das Budget ungemein. Wer jedoch mit dem Fahrzeug zur Arbeit fährt oder sogar dienstlich mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann sich die Kosten vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dabei werden die Kosten allerdings unterschiedlich berechnet. Doch sowohl bei der Pendlerpauschale als auch bei den Reisekosten müssen die gefahrenen Kilometer bekanntgegeben werden.
Die Reisekostenpauschale richtig abrechnen
Zunächst einmal muss geklärt werden, was die Reisekostenpauschale eigentlich genau ist. Basierend auf einer Übereinkunft mit dem Arbeitgeber, können die dem Arbeitnehmer entstehenden Kosten bei Dienstreisen steuerfrei erstattet werden. Hierzu gibt es zwei Varianten. Zum einen die direkte Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten, welche vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden müssen. Zum anderen eine Abrechnung anhand einer gesetzlich geregelten Pauschale. Die wohl einfachste Möglichkeit ist die Abrechnung über die Pauschale, da hierbei eine exakte Abrechnung aller Kosten vermieden werden kann. Die Höhe der Pauschale ist gesetzlich festgelegt und wird regelmäßig aktualisiert.
Die Fahrtkosten nach der Pauschale abrechnen
Am häufigsten werden die Fahrtkosten im Rahmen einer Kilometerpauschale abgerechnet. Die Höhe der Pauschale ist jedoch abhängig von der Art des Fahrzeuges. Während bei einem Automobil 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt werden, reduziert sich der Betrag bei einem Motorrad oder Motorroller auf 0,13 Euro. Fährt der Arbeitnehmer mit einem Moped oder Mofa sinkt der Pauschalbetrag sogar auf 0,08 Euro pro Kilometer. Fährt man nicht alleine, sondern nimmt beispielsweise einen weiteren Mitarbeiter im eigenen Auto mit, so darf der Pauschalbetrag um 0,01 bis 0,02 Euro pro Kilometer angehoben werden.
Was wird alles von der Kilometerpauschale abgedeckt
Bei der Berechnung der Fahrtkosten spielt nicht nur der Spritverbrauch eines Fahrzeuges eine große Rolle. Denn der Betrag von 30 Cent pro Kilometer soll neben dem Spritverbrauch auch den Verschleiß des Fahrzeuges, die Kosten für die Steuern und für anfallende Inspektionen abdecken. Dies wird vor allem deutlich, wenn man die Unterschiede zwischen den einzelnen Fahrzeuggruppen genauer in Augenschein nimmt. Denn hier werden die Kosten anhand der unterschiedlichen Faktoren genau berechnet und somit in die richtige Relation gesetzt. Die laufenden Kosten bei einem Motorrad liegen deutlich unter denen bei einem Automobil. Zwar ist der Betrag hierfür deutlich zu gering gewählt, wenn man alle laufenden Kosten mit einrechnet, doch bietet sich immerhin eine Möglichkeit einen Teil der Kosten über die Kilometerpauschale abzudecken.
Die Pendlerpauschale – ebenfalls eine Form der Kilometerpauschale
Auch wer dienstlich nicht mit dem Auto unterwegs ist, kann Fahrtkosten geltend machen. Die Pendlerpauschale steht jedem Arbeitnehmer zu, welcher nicht von Zuhause aus arbeitet. Mit welchem Verkehrsmittel der Arbeitnehmer zur Arbeit gelangt, ist für die Berechnung der Pendlerpauschale unerheblich. Für jeden Kilometer der einfachen Fahrtstrecke zur Arbeit wird die Pendlerpauschale mit 30 Cent pro Kilometern angesetzt. Diese wird steuerlich geltend gemacht, also nicht an den Angestellten ausgezahlt. Sie wird am Jahresende vom Jahreseinkommen abgezogen und sorgt somit für eine geringere Steuerhöhe des Angestellten. Voraussetzung ist allerdings, dass der Angestellte eine Steuererklärung ausfüllt und die Pendlerpauschale dort angibt. Bei 25 Kilometern Fahrtstrecke und 220 Arbeitstagen im Jahr können somit bereits 1650 Euro erreicht werden.