In vielen Berufsgruppen ist es üblich, dass sich Geschäftsreisende lange Zeit fern von ihrem Zuhause oder dem Sitz Ihres Unternehmens bewegen. Eine so preiswerte Verpflegung mit Speisen und Getränken wie in den eigenen vier Wänden wird hierdurch nicht möglich, so dass ein größerer berufsbedingter Aufwand vorliegt. Diesen sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der über die einfache Reisekostenpauschale für Geschäftsreisende hinausgeht, kann als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Im Folgenden erfahren Sie, in welcher Höhe sich der Verpflegungsmehraufwand für Reisen ins In- und Ausland anrechnen lässt und was es noch zu beachten gilt.
Was der Verpflegungsmehraufwand ist und was nicht
Wie es der Begriff verdeutlicht, geht es alleine um die Verpflegung auf geschäftlichen Reisen. Nicht in diesen Aufwand eingerechnet werden die Kosten für Übernachtungen bei längeren Aufenthalten, die anderweitig als Reisekosten zu verbuchen sind. Außerdem können die Kosten des Mehraufwandes nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie unstrittig geschäftlich bzw. beruflich veranlasst sind.
Eine individuelle Abrechnung des Mehraufwandes wäre eine komplexe Herausforderung. Außerdem ist nicht immer eindeutig erkennbar, welche Mahlzeiten tatsächlich während Dienstreisen aufgenommen wurden und ob nicht doch nebenbei private Restaurantbesuche abgerechnet werden. Aus diesem Grund wird der Verpflegungsmehraufwand über eine Pauschale erfasst. Diese wird in jedem Fall angerechnet, selbst wenn der tatsächliche Aufwand höher als der Pauschalbetrag liegt. Welche Höhen hierbei vom Finanzamt akzeptiert werden, wird jährlich neu festgelegt und von diversen Faktoren abhängig gemacht. Einer der wichtigsten sind die Reiseländer bei Auslandsreisen, teilweise kann es hier innerhalb eines Jahres zu drastischen Erhöhungen oder Absenkungen kommen.
Überblick über Spesen und Pauschalen für den aktuellen Verpflegungsmehraufwand
Eine einfache Abrechnung gibt es für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Für einen vollen Tag auf Geschäftsreisen lässt sich eine Pauschale von 24 Euro. Für einen Zeitraum zwischen acht und 24 Stunden, der typisch für den An- und Abreisetag einer Geschäftsreise ist, lässt sich mit einer Pauschale von zwölf Euro pro Tag abrechnen. Hierbei wird kein Zeitraum vorgeschrieben, während dem es zu einer Mindestabwesenheit vom eigenen Zuhause gekommen sein muss. Kommt es während der Geschäftsreise zu einer Übernachtung, kann für diese ein Verpflegungsmehraufwand von 20 Euro geltend gemacht werden.
Die Anrechnung des Mehraufwandes für Auslandsreisen ist komplexer, da sie für jede Reisenation verschieden ist. Hierbei versucht der Gesetzgeber, die jeweiligen Lebenshaltungskosten der einzelnen Reiseländer angemessen zu berücksichtigen. Für Reisen in die USA wird zwischen den verschiedenen Bundesstaaten unterschieden, bei europäischen Nationen zwischen einzelnen Regionen und Metropolen. Im Internet stehen ausführliche Tabellen bereit, mit der eine exakte Abrechnung der Pauschale passend zum jeweiligen Reiseziel möglich wird.
Abzüge beim Verpflegungsmehraufwand
Es kommt zu Einschränkungen bei der Abrechnung des Mehraufwandes, wenn die Versorgungskosten teilweise durch den Arbeitgeber übernommen werden. Schließlich hat der Geschäftsreisende selbst keine Mehrkosten zu zahlen, wenn diese durch sein Unternehmen übernommen werden. Übernimmt dieses beispielsweise die Kosten für eine Übernachtung im Hotel und wird über die gleiche Rechnung ein Frühstück abgerechnet, ist der Verpflegungsmehraufwand des Tages um 20 % zu kürzen. Werden die Kosten für ein Mittag- oder Abendessen übernommen, sind 40 % von der Tagespauschale abzuziehen. Mehrere Abzüge pro Tag sind möglich, in der Summe ergeben sie 100 % der Verpflegungskosten.