Wer durch den Beruf viel unterwegs ist, kennt das Problem, dass verschiedene Aufwendungen anfallen. Nicht jeder Arbeitnehmer weiß, dass er die entstehenden Kosten nicht immer selber übernehmen muss, denn viele Arbeitgeber erstatten den Betrag.Hierbei handelt es sich um die so genannte Reisekostenpauschale. Doch was verbirgt sich genau dahinter und ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, für die Kosten aufzukommen?
Was ist eine Reisekostenpauschale?
Wenn dem Arbeitnehmer aufgrund der auswärtigen Tätigkeit Kosten entstehen, kann der Arbeitgeber ihm diese zum großen Teil steuerfrei erstatten. Die Voraussetzung ist jedoch, dass diesbezüglich eine Übereinkunft getroffen wurde. Zu den Ausgaben, die damit verbunden sind, gehören zum Beispiel die Fahrtkosten sowie die Kosten für die Unterkunft und Verpflegung. Die Abrechnung der Aufwendungen ist durch die gesetzlich geregelte Pauschale möglich. Hier entfällt die detaillierte Darlegung der Kosten in allen Einzelheiten. Arbeitnehmer können die Reisekosten meist erst nach vollendeter Dienstreise abrechnen, sodass sie zunächst einmal in Vorkasse treten müssen.
Kilometerpauschale
Sehr häufig kommt für die Nutzung des eigenes Fahrzeugs die Kilometerpauschale zum Einsatz: Je gefahrenem Kilometer dürfen 0,30 Euro angesetzt werden. Bei einem Zweirad verringert sich die Reisekostenpauschale. Wird bei Dienstreisen hingegen ein Firmenwagen genutzt, steht dem Arbeitnehmer die Kilometerpauschale nicht zu, da ihm selber keine Kosten entstehen. Grundsätzlich ist es so, dass die Kilometerpauschale neben den Kosten für den Treibstoff auch die Steuern, Abnutzung und Inspektion decken soll.
Reisekostenpauschale für Verpflegung
Wie der Name bereits verrät, soll damit die Verpflegung während der Dienstreise sichergestellt werden. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt davon ab, wie lange der Arbeitnehmer abwesend ist. Grundsätzlich muss sich die Abwesenheitsdauer auf mehr als 8 Stunden belaufen, damit die Verpflegungspauschale geltend gemacht werden kann. In diesem Fall dürfen 6 Euro berechnet werden. Für eine Dauer ab 14 Stunden beträgt der Regelsatz 12 Euro. Erstreckt es sich auf über 24 Stunden, darf er 24 Euro ansetzen. Die Höhe, die durch den Arbeitgeber erstattet wird, kann sich jedoch unterscheiden. Zudem ist zu beachten, dass die Pauschale ab einem gewissen Betrag besteuert wird.
Arbeitgeber ist nicht verpflichtet zur Zahlung der Reisekostenpauschale
Für den Arbeitgeber besteht keine Pflicht, die Reisekosten der Arbeitnehmer zu erstatten. Diesbezügliche Vereinbarungen zwischen den Parteien erfolgen demzufolge auf freiwilliger Basis. Zudem hat der Arbeitgeber das Recht, den Betrag zu reduzieren. Der Arbeitnehmer muss allerdings für die Kosten nicht automatisch selber aufkommen. Wenn die entstandenen und die durch den Arbeitgeber erstatteten Kosten eine Differenz aufweisen, kann diese im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitgeber die Übernahme der Reisekosten gänzlich verweigert.
Fazit
Für Beschäftigte, die beruflich viel auf Reisen sind, ist die Reisekostenpauschale bedeutungsvoll. Damit können die persönlichen Kosten verringert werden, wenn der Arbeitgeber die Spesen übernimmt. Die Anwendung der Pauschale ist laut Gesetz allerdings auf freiwilliger Basis, sodass der Arbeitgeber dazu nicht verpflichtet ist.