Dienstreisen haben für Unternehmen eine immer höhere Bedeutung. So soll eine Beziehung zum Partner hergestellt werden, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Der Arbeitnehmer muss Geld und Zeit aufbringen, um eine solche Geschäftsreise zu tätigen. Deshalb sollte der Chef wenigstens die finanziellen Unkosten übernehmen.
Was muss der Arbeitgeber erstatten?
Eine Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn der Angestellte zu einer anderen Tätigkeitsstätte delegiert wird. Somit begibt sich auch ein Informatiker, der das Netzwerk eines Kunden repariert, auf eine Dienstreise. Generell sind Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten erstattungsfähig. Hinzu kommen besondere Nebenkosten, sofern sie direkt im Zusammenhang mit dieser Reise stehen.
Es besteht kein rechtsverbindlicher Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten. Deshalb sollten die jeweiligen Regelungen im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Alternativ reicht ein Hinweis, dass die Details im geltenden Tarifvertrag definiert sind. Meist werden die Kosten über Pauschalen erstattet, doch es können auch die tatsächlichen Reisekosten geltend gemacht werden. Es hängt davon ab, welche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen wird.
Dauer und Reiseziel sind bei der Erstattung entscheidend: Bei innerdeutschen Dienstreisen wird eine geringere Pauschale bezahlt. Im Ausland kommt es darauf an, um welches Land es sich genau handelt. Zudem gibt es einen Zuschlag, wenn das Frühstück nicht im Hotelpreis enthalten ist. Die Erstattungen erhöhen sich, wenn sich die Geschäftsreise über mindestens 24 Stunden erstreckt.
Wie kann man sein Recht einfordern?
Der Chef muss nicht zwangsläufig für die Reisekosten aufkommen. Sind keine Regelungen im Arbeitsvertrag enthalten, kann er die Erstattung durchaus verweigern. Hier hilft § 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) weiter: Als Arbeitnehmer können Sie auf einen Aufwendungsersatz bestehen, der jedoch in seiner Höhe nicht festgelegt ist.
Der Sachverhalt gestaltet sich deutlich einfacher, wenn Ihre Kollegen eine Reisekostenpauschale erhalten. Ein Arbeitgeber hat die Gleichberechtigung unter Mitarbeitern zu wahren, was Sie vor dem Arbeitsgericht als Argument vorbringen können. Dennoch gibt es einige Firmen, welche die Reisekosten komplett ihren Beschäftigten überlassen. Sie argumentieren, dass diese Kosten durch den Lohn gedeckt sind. In diesem Fall können Sie quasi nichts gegen Ihren Arbeitgeber unternehmen, doch es gibt einen sinnvollen Ausweg.
Gibt es auch eine Alternativlösung?
Die Reisekosten lassen sich steuerlich geltend machen, sofern der Arbeitgeber die Erstattung verweigert. Das Finanzamt lässt Ihnen die Möglichkeit offen, derartige Ausgaben als Werbungskosten zu werten.
Doch es gibt einige Besonderheiten: So müssen die Fahrtkosten tatsächlich nachgewiesen werden, etwa durch Tankbelege, sonst greifen die geltenden Kilometerpauschalen. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird mit den jeweiligen Pauschalen gearbeitet. Die Übernachtungskosten werden gesondert als solche betrachtet und sind in voller Höhe abzugsfähig. Deshalb ist es wichtig, dass der Hotelbetrieb die Kosten für Verpflegung und Übernachtung separat auflistet.
Tipp: Einige Unternehmen ersetzen nur einen Teil der Reisekosten. Den Differenzbetrag können Sie durch die Werbungskosten abdecken.
Fazit
Auch eine Fortbildung kann als Geschäftsreise gelten. Viele Beschäftigte glauben, eine Erstattung der Reisekosten wäre gesetzlich vorgeschrieben, aber das trifft nicht zu. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag, ob der Umgang mit diesen Kosten geregelt ist.
Ist das nicht der Fall, bleibt Ihnen nur die Erstattung als Werbungskosten übrig. Aber das Finanzamt hat den Nachteil, dass teils mit Pauschalbeträgen und nicht mit den tatsächlichen Ausgaben gearbeitet wird.