Steuerliche Erstattung


Steuerliche Erstattung bei Nutzung der Reisekostenpauschale

erstattungAuf einer beruflich getätigten oder betrieblich veranlassten Reise können die entstandenen Kosten für den Transport, die Verpflegung und die Übernachtung steuerlich geltend gemacht werden. In Deutschland existieren hierfür unter anderem Pauschbeträge, welche auch bei Reisen in das Ausland angewandt werden. Abseits davon können Mehraufwendungen aber auch separat von der Pauschale abgesetzt werden. Etwas eigen verhält es sich mit der Reisekostenpauschale bei Arbeitnehmern. Da der Arbeitgeber hier als weiterer Faktor hinzukommt, welcher bei Selbständigen, Gewerbetreibenden und/oder Freiberuflern nicht existiert.

Reisekostenpauschale und deren Erstattung für Arbeitnehmer

In der Praxis gehen viele Arbeitnehmer davon aus, dass der Arbeitgeber automatisch alle entstandenen Reisekosten übernimmt. Das ist aber in der Realität nur dann der Fall, wenn im Arbeits- oder Tarifvertrag auch eine entsprechende Klausel dafür existiert. Anderenfalls muss der Arbeitnehmer sie selber tragen, wobei der Arbeitgeber diesen darüber informieren und ihm eine Wahl überlassen muss. Werden die Kosten nicht übernommen, können die Reisekosten für eine spätere steuerliche Erstattung bei der Einkommenssteuer geltend gemacht werden. Die Kosten für eine berufliche oder betriebliche Reise sind bei Arbeitnehmern immer unter den Werbungskosten zu verbuchen, sofern der Arbeitgeber diese nicht übernimmt. Die Kosten für die Verpflegung werden über die jeweils jahresaktuelle Tabelle als Pauschbetrag abgerechnet, die Fahrtkosten entweder über ein Fahrtenbuch oder mit einer allgemeinen Pauschale für die gefahrenen Kilometer. Kosten für Übernachtungen werden in tatsächlicher Höhe verrechnet – der Pauschbetrag für Deutschland wird in aller Regel sehr einfach überschritten.

Welche steuerliche Erstattung eine vollständige Absetzung der Reisekosten zur Folge haben kann, ist stark abhängig vom eigenen Einkommen, anderen abgesetzten Kosten und der Lohnsteuerklasse. Wie häufig und in welche Länder im Zuge des Berufes verreist wird, spielt natürlich ebenfalls eine entscheidende Rolle. Weiterhin muss berücksichtigt werden, dass die Kosten unter dem Punkt “Werbungskosten” verrechnet werden. Dieser besitzt einen, in der Regel jährlich aktualisierten, Höchstbetrag. Auch Absetzungen, die sich in der Nähe des Maximalbetrags bewegen, müssen in aller Regel sehr genau begründet und entsprechend dokumentiert werden, damit der Fiskus diese tatsächlich bei der Einkommenssteuer anerkennt. Wer häufiger beruflich unterwegs ist und diese Kosten eigenständig tragen muss, kann mit einer steuerlichen Ersparnis von 100 bis rund 1000 Euro rechnen – der exakte Betrag ist aber von den bereits erwähnten Faktoren abhängig und kann daher stark variieren, die Angaben sind daher als allgemeiner Durchschnitt zu verstehen.

Steuerliche Erstattung der Erstattung vom Arbeitgeber bevorzugen

Arbeitnehmer haben weiterhin den Vorteil, die Kosten bewusst eigenständig zu übernehmen, um damit die zu zahlende Einkommenssteuer zu reduzieren und eine steuerliche Erstattung zu forcieren. Wie so häufig im Steuerrecht, ist diese Entscheidung aber von zahlreichen Faktoren abhängig und muss daher individuell betrachtet werden. Eine allgemeine Aussage lässt sich hierzu nicht treffen. Mitunter kann es aber besonders für Gutverdiener empfehlenswert sein, die hohe zu zahlende Einkommenssteuer zu reduzieren, indem durch das Absetzen der Reisekosten auch das gesamte Einkommen verringert wird. Gering- und Mittelverdiener sind in der Regel besser beraten, wenn diese Kosten einfach durch den Arbeitgeber getragen werden – zumal unter den Werbungskosten auch noch zahlreiche andere Aufwendungen eine steuerliche Abzugsfähigkeit besitzen. Wer sich unsicher ist, sollte im Zweifelsfrei immer einen Steuerberater konsultieren – besonders bei höheren Aufwendungen.