Spesensätze


Welche Änderungen gelten ab dem Jahr 2016 bei Spesensätzen?

Auf diesem Gebiet gab es einige einschneidende Änderungen, die für viele Geschäftsreisende äußerst erfreulich sind. So wurde für den (geschäftlichen) Besuch in London zum Beispiel die Übernachtungspauschale erheblich angehoben, was auch für die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in der Schweiz gilt. Die Pauschale für die übrigen Regionen Englands dagegen wurde leicht gesenkt. Auch Reisende nach Schweden erhalten zwar einen geringeren Verpflegungsausgleich, jedoch bekommen sie eine erhöhte Übernachtungspauschale. Wer geschäftlich nach Südafrika reist, für den gilt speziell bei Besuchen in Johannisburg ebenfalls ein neuer Spesensatz.

Wichtige aktuelle Informationen zum Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand, der Begriff lässt es schon vermuten, ist ein Ausgleich für die Kosten, die Geschäftsreisenden zusätzlich entstanden sind. Das bedeutet, dass es hier nicht darum geht, die komplette Verpflegung dieses Personenkreises auf ihren Dienstreisen zu gewährleisten, sondern lediglich den zusätzlich entstandenen finanziellen Aufwand durch beispielsweise höhere Verpflegungskosten anderer Länder zu erstatten. In diesem Zusammenhang unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Pauschalen:

–    Die erste gilt für alle An- und Abreisetage und für die Tage, an denen die betreffende Person zwischen 8 und 24 Stunden von zu Hause abwesend war. Wenn es sich um einen An- oder Abreisetag handelt, so ist die tatsächliche Abwesenheit nicht ausschlaggebend. Fliegt also der Geschäftsreisende um 21: 00 Uhr von Frankfurt aus beispielsweise zu einer mehrtägigen Reise nach Österreich und kommt dort vor 24: 00 Uhr an, dann hat er dennoch Anspruch auf die Verpflegungspauschale für den Tag der Anreise.

–    Die zweite Pauschale wird stets bei einer 24-stündigen Abwesenheit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr gewährt.
Innerhalb der Reisekostenabrechnung sind immer die einzelnen Kalendertage maßgeblich, wobei an Tagen der An- und Abreise die Berücksichtigung der tatsächlich abwesenden Stunden entfällt. Dabei ist die Abrechnung der wirklich entstandenen Kosten nicht möglich, da nur die entsprechenden Pauschalbeträge relevant sind und zwar völlig unabhängig davon, ob der Reisende die Kosten mit einem entsprechenden Beleg nachweisen kann oder nicht. Ab Inkrafttreten der neuen Regelungen zu den Spesensätzen 2016 werden diese stets nur für maximal 3 Monate bezahlt. Ist der Geschäftsreisende innerhalb eines längeren Zeitraums unterwegs, fallen solche Reisen nach der Interpretation des Finanzamtes nicht mehr unter “Dienstreisen”. Daher greifen in solchen Fällen andere Regelungen.

Die Verpflichtung zur Kürzung des Spesenbetrages

Geschäftsreisende, die auf ihrer Reise eine Verpflegung vom Arbeitgeber erhalten, beispielsweise ein Frühstück in einer Pension oder einem Hotel, müssen den Spesenbetrag für diesen Tag kürzen. Auch müssen sie die erhaltenen Speisen bei der Abrechnung ihrer Reisekosten aus dem Gesamtbetrag heraus rechnen.

Wie verhält es sich mit Spesen und Verpflegungsmehraufwendungen in Deutschland?

Dienstreisende in Deutschland erhalten die gleichen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtung, da sich diese Spesensätze in den letzten Jahren nicht geändert haben. Diese Tatsache ist der niedrigen Inflation und den kaum gestiegenen Kosten geschuldet. Daher können auch künftig für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands folgende Pauschalen bei der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden:

–    Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden: 24 Euro
–    Ab 8 bis 24 Stunden, beziehungsweise dem An- oder Abreisetag: 12 Euro
–    Die Pauschale für eine Übernachtung beträgt 20 Euro.