Steuerliche Handhabung

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Ob Meetings, Kundenbesuche, Ausstellungen, Messen oder Fortbildungen: Die Anlässe für Dienstreisen sind vielfältig. Für die Abrechnung der anfallenden Kosten gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Beschäftigte können sich die Reisekosten erstens vom Arbeitgeber erstatten lassen, entweder als tatsächliche Kosten oder in Form von Pauschalen. Der Arbeitgeber ist dazu jedoch gesetzlich nicht verpflichtet, solange keine entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen wurden. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, so können Arbeitnehmer sie zweitens auch im Rahmen ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Viele Arbeitgeber bevorzugen bei der Reisekostenabrechnung die Auszahlung von Pauschalen, da dies weniger Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Die Reisekostenpauschale setzt sich eigentlich aus mehreren Pauschalbeträgen zusammen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand werden gesondert abgerechnet. Eine Auflistung der exakten Spesensätze für Inlands- und Auslandsreisen gibt das Bundesfinanzministerium jährlich heraus. Grundsätzlich werden Reisekosten in Höhe der gesetzlichen Pauschalen durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet. Das gilt selbst dann, wenn die Pauschalbeträge die tatsächlichen Kosten der Dienstreise übersteigen. Arbeitnehmer dürfen sich in diesem Fall über eine steuerfreies Zusatzeinkommen freuen.

Reisekosten als Werbungskosten abrechnen

Weigert sich der Arbeitgeber, die Reisekosten zu erstatten, so kann der Arbeitnehmer sie immer noch im Rahmen seiner Einkommenssteuererklärung abrechnen. In diesem Fall gelten die gesetzlichen Pauschalen als abzugsfähige Werbungskosten. Es gibt jedoch eine Ausnahme. Übernachtungskostenpauschalen können zwar vom Arbeitgeber erstattet werden, der Arbeitnehmer darf in seiner Steuererklärung dagegen nur die tatsächlichen Kosten geltend machen. Die Originalbelege von Hotels und Übernachtungsbetrieben müssen daher aufbewahrt werden. Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand werden hingegen nur in Form von Pauschalen erstattet. Die Fahrtkosten sind bei entsprechendem Nachweis in Höhe der tatsächlichen Kosten abzugsfähig, alternativ dazu kann mit Kilometerpauschalen abgerechnet werden.


Die Tücken der steuerlichen Erstattung

In der Praxis führt die getrennte steuerliche Verrechnung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten häufig zu Problemen. Denn viele Hotels weisen nur eine Gesamtrechnung für die Übernachtung inklusive der Verpflegung aus. Werden die Mahlzeiten auf der Rechnung nicht gesondert angeführt, so muss der Arbeitnehmer sie aus den Übernachtungskosten herausrechnen. Für das Frühstück im Hotel werden 20 Prozent der täglichen Verpflegungspauschale (24 Euro) abgezogen, das entspricht 4,80 Euro. Ist auch das Mittag- oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten, so wird die Verpflegungspauschale um jeweils 40 Prozent gekürzt, was 9,60 Euro entspricht. Dasselbe gilt, wenn der Chef oder Kunde zum Essen einlädt. Im Fall einer Mahlzeitengestellung, wie man diese Situation im Fachjargon nennt, muss die Verpflegungsmehraufwandspauschale ebenfalls um den entsprechenden Betrag gekürzt werden.

Wichtig: Nachweise sammeln und aufbewahren

Eine steuerliche Erstattung von Reisekosten ist nur dann zulässig, wenn der Beschäftigte zweifelsfrei berufliche Gründe nachweisen kann. Um im Fall einer steuerlichen Prüfung nicht in Beweisnot zu geraten, sollten Geschäftsreisende systematisch Belege sammeln, um den beruflichen Zweck zu untermauern. Kundenbesuche oder Meetings können durch Protokolle nachgewiesen werden, zur Dokumentation von Fahrtstrecken sollte ein Fahrtenbuch geführt werden. Auch Weiterbildungen zählen zu den beruflichen Anlässen. In diesem Fall können Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerlisten zum Nachweis vorgelegt werden.